Wandelvereniging Vilt hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Wandelvereniging Vilt is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en houdt zich daarom in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring;
- De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- U vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging en integriteit van uw persoonsgegevens voldoende gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Onze medewerkers en verwerkers doordrongen hebben van het belang van uw privacy en dat zij die kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze zullen respecteren.
Indien u na het doornemen van onze Privacy Verklaring, of in algemenere zin, vragen of opmerkingen hierover heeft, of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de volgende contactgegevens:
Wandelvereniging Vilt, Ledenadministratie
Geulgracht 2
6325 AN Berg en Terblijt
E-Mail: penningmeester@wandelverenigingvilt.nl
Verwerking van persoonsgegevens van Leveranciers:
Wandelvereniging Vilt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) de persoonsgegevens van leveranciers:
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
- Administratieve doeleinden.
Wandelvereniging Vilt kan de volgende persoonsgegevens van leveranciers vragen:
Voornaam – Tussenvoegsel – Achternaam – Geslacht – Adres – Woonplaats (inclusief postcode) – (Zakelijk) Telefoonnummer – (Zakelijk) E-mailadres.
De grondslag voor deze verwerking is: De overeengekomen opdracht c.q. contract.
Wandelvereniging Vilt legt deze gegevens alleen vast gedurende de looptijd van de overeenkomst/contract. De afgeleide gegevens in de financiële administratie worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van Verenigingsleden:
Wandelvereniging Vilt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) de persoonsgegevens van verenigingsleden:
- Ledenadministratie;
- Contributieheffing;
- Bondsregistratie ( KWbN);
- Informatieverstrekking, mailingen en uitnodigingen bijeenkomsten;
- Jubilarissen.
Wandelvereniging Vilt kan de volgende persoonsgegevens van verenigingsleden vragen:
Voornaam – Tussenvoegsel – Achternaam – Geslacht – Adres – Woonplaats (inclusief postcode en land) – Telefoonnummer – E-mailadres – Geboortedatum.
Tevens slaan wij op: Aanvang lidmaatschap – Betaalgegevens – Registratienummers Bond.
De grondslag voor deze verwerking is: De lidmaatschapsovereenkomst.
Wandelvereniging Vilt legt deze gegevens vast gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna nog 2 jaar na opzegging van het lidmaatschap. De afgeleide gegevens in de financiële administratie worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers / Vrijwilligers wandeltochten:
Wandelvereniging Vilt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) de persoonsgegevens van medewerkers / vrijwilligers wandeltochten:
- Indeling in werkschema’s (draaiboeken) wandeltochten
- Vastleggen t.b.v. collectieve vrijwilligersverzekering.
Wandelvereniging Vilt kan de volgende persoonsgegevens van medewerkers / vrijwilligers wandeltochten vragen:
Voornaam – Tussenvoegsel – Achternaam – Geslacht – Adres – Woonplaats (inclusief postcode) – Telefoonnummer – E-mailadres.
De grondslag voor deze verwerking is: Schriftelijke toestemming.
Wandelvereniging Vilt legt deze gegevens alleen vast gedurende de beschikbaarheid als medewerker / vrijwilliger. De afgeleide gegevens in de financiële administratie worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van Deelnemers wandeltochten:
Wandelvereniging Vilt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) de persoonsgegevens van deelnemers wandeltochten:
- Inschrijving wandeltocht inclusief betaling inschrijfgeld;
- Vastlegging voor collectieve ongevallenverzekering;
- Informatieverstrekking volgende wandeltochten;
Wandelvereniging Vilt kan de volgende persoonsgegevens van deelnemers wandeltochten vragen:
Voornaam – Tussenvoegsel – Achternaam – Geslacht – Adres – Woonplaats (inclusief postcode en land) – Telefoonnummer – E-mailadres – Registratienummer Bond.
Tevens slaan wij op: Betaalgegevens.
De grondslag voor deze verwerking is: Toestemming deelnemer via inschrijfformulier.
Wandelvereniging Vilt legt deze gegevens vast tot maximaal 2 jaar na inschrijving. De afgeleide gegevens in de financiële administratie worden maximaal 7 jaar bewaard.
Verwerking van persoonsgegevens van Volgers Facebook / contactformulierwebsite:
Wandelvereniging Vilt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en) de persoonsgegevens van Volgers Facebook / contactformulierwebsite:
- Informeren personen d.m.v. nieuwsuitingen;
- Informatieverstrekking in de vorm van mailingen.
Wandelvereniging Vilt kan de volgende persoonsgegevens van volgers Facebook / contactformulier website vragen:
Facebook-naam / Voornaam – Tussenvoegsel – Achternaam – Adres – Woonplaats (inclusief postcode en land) – Telefoonnummer – E-mailadres.
De grondslag voor deze verwerking is: Verwijzing naar privacy policy voor Facebook / akkoordvinkje voor privacy policy op het contactformulier.
Wandelvereniging Vilt legt deze gegevens vast zolang men aangemeld is.
Verstrekking persoonsgegevens aan derden
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen, dan waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, tenzij wij daar wettelijk toe verplicht worden en dat ook is toegestaan. Met onze verwerkers zijn uiteraard de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen. Zij zijn allen binnen de EU gevestigd.
Zo maken wij gebruik van een verwerkende partij voor:
- Het verzorgen en verzenden van ons clubblad;
- Het verwerken van de inschrijving voor wandeltochten via onze website, verwerken van de elektronische betaling daarbij en de verzending en controle van het E-ticket (bewijs van inschrijving)
Indien u bij aanmelding als lid van Wandelvereniging Vilt te kennen heeft gegeven via Wandelvereniging Vilt tevens lid te willen zijn van een Bond, dan geven wij uw persoonsgegevens door aan die Bond, waarbij u dan (in de zin van de wet) verenigingslid van die Bond bent.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger is gegeven.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Heeft u ons toestemming gegeven uw persoonsgegevens te verwerken, dan heeft u altijd het recht deze toestemming weer in te trekken. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoek.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij vinden het heel erg als wij daar gezamenlijk niet tot een oplossing zouden komen. Tenslotte heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wandelvereniging Vilt behoudt zich het recht voor om haar Privacy Verklaring aan te passen. Raadpleeg daarom regelmatig deze verklaring.
Opgemaakt mei 2022, Berg en Terblijt.